企業為了降低成本，提升效率，并且因應資訊環境的改變，進而追求數位化，高談濶論了數十年，真正落實的有幾家? 據2015年一份研究報告顯示，34%的受訪者承認他們的辦公空間仍然堆滿了紙張，只有16%真正做到桌面或辦公空間高度無紙化。
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許多企業的核心工作流程都已全面數位化，例如我們習慣將表單或文件資料掃描到ECM (Enterprise Content Management)或BPM (Business Process Management)系統，依照標準流程進行單據核銷、貸款申請、付款作業等，這些我們統稱為後端(勤)系統(Back Office)；近年隨著科技進步，而興起的CRM、線上服務平臺(Front Desk)或其他網際網路服務等的前端系統(Front Office)，也對企業在面對一線客戶上，發揮了提高生產力的功效。
但回歸到專案管理、人力資源管理、產品及服務研發、物流管理或商業決策等工作，這些數位化流程往往無法發揮預期效益。盡管現在的文件幾乎都已經是透過數位方式產生，但在文件使用的過程中，往往會再產生出紙本。個人或是工作流程的使用現實上仍是以紙本為基礎，追求全面的無紙化流程固然不見得是一個必要的訴求，但往往都存在優化的可能性。要進一步提升文件數位化的效益，可以從以下幾點著手：
* 觀察企業內部使用者如何使用軟硬體，如何真正改善了工作效率。某些細微的工作環節雖然不至於影響公司主要的工作流程，但卻是使用者每天會碰到的，要特別留意觀察。
* 如果辦公室充斥了過多的紙張，檢視事務設備的掃描功能是否已被充份運用，使用者對掃描功能的操作是否熟悉，是否有能力將文件掃描到正確的儲存位置及工作流程內。
* 將無紙化工作流程及電子文件歸檔列為全體員工或是部門的目標。
* ? 針對現有的ECM或BPM產品，分析哪些功能常被哪些部門或哪個專案使用。特別注意行動存取及簽核應用，以及對第三方整合的支援程度。
* ? 檢視ECM的政策及使用準則，以及針對新進及現有員工提供了哪些教育訓練。嘗試導入分層管理的內容管理政策。
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